年会策划 如何策划一场年会,并合理的安排时间?

发布时间:2020-04-29 20:01:39   来源:网络 关键词:年会策划
如何策划一场年会,并合理的安排时间?
原文标题:如何策划一场年会,并合理的安排时间?
原文发布时间:2018-09-28 16:09:43
原文作者:李可为。
年会策划 。

总体执行思路采用倒推法

如何策划一场年会,并合理的安排时间?

●年会当天,坚守岗位,保持电话和对讲机畅通

●前推1天,搭建;

第二次早开项目执行会议

●前推至少3天,纯机动天数,不提前做任何安排

●前推至少5天,印刷品清点确认,包括背景板、签到板、桌卡等等;

召开项目执行会议,明确当天分工

●前推至少7天,物资清点,所有采购物资到位,包括礼品等;

印刷品下单

●前推至少10天,采购下单完毕,若接近双11或节假日需要更提前

●前推至少15天,最终确定参会人员和工作人员的安排,确定人数,购买保险;

确定年会设计品;

确定年会搭建、摆桌等方案和供应商签订合同(若为酒店,请再提早,越早越好)

●前推至少25天,确定年会需求,列出物资清单、供应商清单;

看场地,鱼骨搭建需求和摆桌需求,最好制作平面+3D效果图

●越早越好,站在执行高度确定年会方案,主要为流程和内容

●越早越好,预估年会规模,预估预算,找场地(年会场地有多难抢你一定知道,尤其是大规模,小规模+时间灵活的可以不用提前这么多)

如何策划一场年会,并合理的安排时间?


所以,理想情况下:

12月16日,【场地对接人名单.xls】【年会方案.ppt】

12月17日,确定【年会方案最终版.pdf】【活动执行时间表.pdf】

12月22日,确定【桌型和效果图.pdf】【供应商清单.xls】【礼品清单.xls】

12月27日,确定【年会KV最终版.pdf】【报价单最终版.xls】

1月2日,确定【参会人员名单.xls】【工作人员名单.pdf】【保险底单.pdf】【XXX设计稿最终版.pdf】【XXX供应商合同.pdf】【XXX酒店合同.pdf】

1月7日,确定【采购确认单.xls】——[节目单]

1月10日,确定【采购单.xls】【印刷品下单确认单】

1月12日,确定【年会执行细则.xls】【工作人员名单最终版.pdf】【印刷品确认单.xls】

1月16日,监督搭建,对接供应商,确定【活动当天联络单.xls】——[彩排]

1月17日,临场发挥

如何策划一场年会,并合理的安排时间?


大体思路就是这样,时间节点是按照经验大致去估计的。如果有需要切记尽量提前+多确认。

要说年会和年会的整体需求差别很大,所以细节上也各有不同,多一个表少一个表都是非常正常的,而且年前的年会和年后的年会又完全不同(实际上年后的比较恶心)。

最后......

一个人要把所有细节做到位是几乎不可能的。人的精力有限,现有资源很少的情况下,可能光跟供应商打电话就要用掉好几天了。而且虽然我给出了一个简单的时间节点的建议,但是现在筹备真的非常紧张,即便对内行人来说,意外(不说大了,就比如快递丢件)也是经常发生的。

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原文标题:如何策划一场年会,并合理的安排时间?
原文发布时间:2018-09-28 16:09:43
原文作者:李可为。

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